Я должен сделать небольшое предисловие для этой статьи. Она была написана лет шесть-восемь назад, когда управление делами на Palm уже было не новейшей технологией. Я размещал эту статью на одном, несуществующем уже ресурсе, посвященном КПК Palm и их применению для облегчения жизни. Ресурс закрылся пару лет назад, у меня не осталось комментариев к этой статье и я плохо помню, что там писали, но помню, что большинство комментариев было положительными. Недавно я перечитал эту статью и хотя большинство читателей, скорее всего, уже плохо помнят, что такое КПК, эти советы универсальны и применимы к любым программам по управлению списками. Их можно использовать в Google Keep на Android и в Tasks для iOS. Кстати, на сайте Д. Аллена продаются советы по применению GTD на iPad/iPhone. Я купил эти советы за $10 и могу сказать, что в этой статье вы получите более полные рекомендации бесплатно. Если что-то оказалось непонятным или слишком специфическим - прошу отписаться в комментариях и я постараюсь поправить эту статью. И напишите “сосиска” если вы, как и я, считаете необратимым регрессом то, что на современных гаджетах нельзя вызывать списки дел нажатием одной кнопки, как это было на старых, добрых Palm.
Как настроить GTD на Palm
Вы прочитали “Как привести дела в порядок: Искусство эффективности без стресса”. Вы получили религию. Вы даже купили КПК Palm. Вы написали “Настроить метод GTD на Palm” в списке проектов. Что будет вашим следующим конкретным действием?
Существует множество отличных сторонних решений для управления списками и календарей на Palm (любое устройство под управлением PalmOS: Tungsten, Clie, Treo. Zire, всё, что вы сможете найти), “чистый” подход - это использование уже имеющихся на гаджете программ для управления проектами и действиями, всё что вам нужно уже есть на наладоннике. Когда вы только начинаете, простота - это то что нужно и вы можете решить, что простота встроенных в Palm приложений в долгосрочной перспективе масштабируется лучше, чем специальные программы для управления делами.
Все, что вам нужно - это настроить такую систему управления личными делами с использованием программ Задачи (Tasks), Календарь (Calendar) и Заметки (Memo), которой вы будете доверять.
Далее я буду называть программы и категории по-русски, как они могут называться в полностью русифицированном устройстве. Когда термин встречается впервые в скобках будет указан его английский аналог.
Задачи
Для планирования следующих конкретных действий категории Palm должны быть сопоставлены с контекстами действий (они же “кайросы, если кто-то фанат Архангельского”). Сделаем просто, каждый контекст - это категория в Задачах (Tasks или ToDo на старых Palm). В добавок к контекстам привязанным к категориям вы также создадите как минимум две служебные категории “Проекты” и “Может быть/когда-нибудь”. Некоторые КПК позволяют вести неограниченное количество категорий. PalmOS ограничена 15 категориями. Немногие люди натыкаются на ограничение сверху в 13 контекстов (помните, что две категории заняты под Проекты и Может быть/когда-нибудь). В начале своей практики GTD людям свойственно преувеличивать количество контекстов, которыми они в действительности пользуются и с течением времени некоторые категории, возможно объединятся. Если количество списков в начале становится проблемой, попробуйте проявить немного дисциплины и уменьшите количество своих категорий. Для большинства восемь или девять избранных контестов будет вполне достаточно.
Типичный перечень списков может выглядеть как показано ниже:
@Дом: Действия которые требуется выполнить дома, такие как:
- Пропылесосить пол.
- Повесить штору для душа.
- Посмотреть, наконец, новый фильм дома.
@Компьютер: Действия, которые можно сделать сидя за компьютером, такие как:
- Отправить Ирине таблицу с бюджетом на июль.
- Ввести чеки в программу личных финансов.
- Сделать черновик презентации.
@Компьютер-онлайн: Необязательная категория. Удобна, если не везде, где есть компьютер есть возможность выйти в интернет:
- Посмотреть в Википедии статью про Лаффера Лестли.
- Скачать новый альбом Ляписа Трубецкого.
- Залить очередную редакцию статьи по декантирующим центрфугам на сайт.
@Звонки: Телефонные звонки, которые нужно совершить:
- Позвонить Карине, поздравить с днём рожения.
- Позвонить Ивану, подтвердить что ужин состоится в 19:30.
- Позвонить в Билайн, узнать почему счёт за октябрь опять зашкаливает.
@Офис: Действия, которые требуется выполнить в офисе:
- Создать заказ на телефоны.
- Закончить месячный отчёт о работе Васи.
- Отправить счета в Новосибирскую штаб-квартиру.
@Где угодно: Действия, которые можно выполнить в любом месте:
- Написать список возможных подарков Карине.
- Оценить пробную версию программы для КПК.
- Продумать перечень критериев для покупки стола.
@Поручения: Все вещи или люди, которые нужно посмотреть, забрать или позаботиться о них в перевозке:
- Заменить зеркало заднего вида.
- Забрать Мишу из школы.
- Оценить рабочий стол в Икее.
@Повестка дня: Список людей с которыми вы общаетесь с заметкой, присоединённой к каждому человеку содержащую список тем для обсуждения с этим человеком. Этот список немного более сложный по структуре, чем остальные списки, но технически он остаётся относительно просты, так как это всего лишь трёхшаговый процесс (обратите внимание, это шаги процесса, а не примеры):
- Создать список людей, с которыми вы общаетесь.
- Добавить заметку к какждому из перечисленных людей.
- В каждой заметке создать перечень тем для обсуждения с этим человеком.
@Ожидающие: Перечень людей и действий, которые требуется выполнить перед тем, как проект может быть продолжен:
- Омникод, 2/17 регистрационный код для покупки программы.
- Анна 6/23: Предложение по проекту Галактика.
- Саша 10/15: подтверждение планов на совместный ужин в пятницу.
Наконец, нам нужно две категории не имеющих отношение к следующим действиям, поэтому перед ними не будет символа @:
Проекты: Все предстоящие действия на следующие пару месяцев, которые требуют более одного шага для завершения.
- Получить ипотеку.
- Купить смартфон.
- Написать рассказ.
Когда-нибудь/может быть: Всё, что вы хотите сделать, но ещё не решели определённо заниматься этим прямо сейчас из-за недостатка ресурсов, мотивации или чего-либо ещё:
- Купить Приус.
- Отпуск в Марокко.
- Получить научную степень.
Не бойтесь настраивать списки для себя если у вас есть уникальные контексты которые служат эффективным переключателем действий. Например, однажды у меня был один контекст @Treo для действий спецефичных для КПК (например, “Протестировать создание скриншотов при помощи Snap”) когда количество действий требует этого. Теперь эти действия просто находятся в категории @Где угодно.
У меня есть перечень @Чтение для книг и статей, которые я хочу прочитать следующими на своей электронной читалке. Общая практика в GTD это папка “чтение и просмотр” в которой собирается коллекция физических документов, используемая как список. С электронной читалкой тенденция собирать материал с большей скоростью, чем его возможно практически прочитать заставила меня понять, что я должен тщательно отслеживать к чтению чего я приступил. Хранение записанным перечня названий материалов для чтения делает мою загрузку по чтению более ясной, чем физическая куча документов.
@Блокнот: Это ещё один не совсем стандартный список. Это список того, что нужно написать, отметить в чек-листах, нарисовать в виде интеллект-карты в ходе проекта и так далее. Я храню две небольших записных книжки (это Молескин и ARWAY) в своей сумке - один для написания статей и журналистики, один для брейнштормов - так что я могу писать где угодно, независимо от условий. Некоторые люди, использующие GTD имеют категорию @Записи. Я предпочитаю ограничить мои помеченные категории физическими местоположениями, что позволяет мне просматривать соответствующий список в нужном месте.
Заметьте, что несколько контекстов могут быть слиты в один список, @Звонки, @Treo и @Блокнот все имеют дело с повсеместно доступными ресурсами, поэтому теоритечески все они могут быть размещены в категории @Где угодно. Это приблизительно то, что я и делал долгое время. Теперь я ограничиваю список @Где угодно деййствиями, которые не попадают ни в какие другие категории (за исключением @Treo) и предпочитаю выбирать конкретный контекст по тому инструменту, который требуется для действия. Потом я могу решить что это глупо, но сейчас я нахожу, что управлением двумя или тремя короткими списками напрягает меньше чем просмотр одного большого списка. Эксперементируйте, пока вы не найдёте путь, которому будет легко следовать.
Вопросы применения системы
Хотя “Приводя дела в порядок” приводит немного примеров применения особенных для Palm, общее направление книги - предоставить каркас системы управления делами независимый от реализации. Методология GTD работает одинаково хорошо и с бумажными органайзерами и гаджетами и в Outlook.
Одно из первых ограничений исходит из нехватки явной связи между Проектами и Следующими действиями. Хотелось бы писать свои списки в иерархических структурах в которой уже отмечать Следующие действия и иметь возможность просматривать их на специальном экране. Такой метод можно реализовать, например, в программах Bonesai или Shadow organizer.
Дэвид Аллен напротив, не рекомендует иерархический подход, который особенно популярен в практике управления проектами, где правят бал диаграмы Гранта и подобные методы управления проектами. Он приводит две причины. Проще иметь дело с несколькими контекстами, которые привязаны к видам деятельности (@Компьютер, @Дом и т.п.) чем просматривать список состоящий из десятков проектов. Так что я не принимаю этот довод всерьёз. Также он утверждает, что смешение Следующих действий и запланированных действий в одном списке размывает фокус перечня действий. Проекты, как они определены в GTD, не являются исполнимыми сами по себе. “Написать статью про Джона Смита” звучит как готовое Следующее конкретное действие, но оно содержит зависимости, которые должны быть предварительно выполнены (интервью, онлайновый поиск, структурирование информации), и эта задача на самом деле серия действий, имеющих своим результатом написание статьи. Концепция списка Следующих конкретных действий это избегание повторного обдумывания каждый раз, когда вы берётесь за следующее действие. Каждый список действий это ширма сделанная чтобы ограничить фокус вашего внимания тем, что вы действительно можете сделать. Пожалуй, оба довода были справедливы в давние времена, но сегодня большинство программ по управлению делами позволяют просматривать Следующие действия на отдельных экранах по контекстам. Так что списки по проектам достаточно открывать во время пересмотра, а в обычное время просматривать только перечни Следующих конкретных действий.
Я могу привести еще один довод и контрдовод к ведению перечней Следующих конкретных дел отдельными списками. Довод - предельная простота системы, она работает на любом гаджете, даже если на нем нет отдельного приложения Задачи (Tasks, Todo), что сейчас обычное дело, то для ведения дел по GTD по-прежнему достаточно любой программы для управления списками, а они есть везде. Довод же в пользу иерархических списков для меня довольно серъезен, благодаря им можно убрать дело из списка Следующих конкретных действий и вернуть его в список проекта одним-двумя кликами. Убирать дела из перечня Следующих конкретных действий для меня так же важно, как заносить их туда. Что-то перестаёт быть важным, что-то лучше перенести на другое время, когда будет время или силы или другие благоприятные обстоятельства для выполнения дела. Я стараюсь держать перечни Следующих действий поджарыми, на не удручающе-разбухшими. Возможно, при этом я где-то теряю в том, что упускаю дела, которые можно было бы сделать не дожидаясь очередного пересмотра, но меня это устраивает. Этот подход помогает сосредоточиться на главном.
Перечень действий должен хранить результаты ваших размышлений, а не быть поводом для размышлений, так что критически важно дисциплинированно соблюдать Еженедельный просмотр, где и приходится размышлять. Вознаграждение за час или два посвящённых этому просмотру - это возможность использовать остаток недели для выполнения действий из перечня по большей части избегая повторного их обдумывания (кроме случаев, когда происходит что-то неожиданное). Сделав решения по действиям на неделю за один присест вы можете потратить неделю на выполнение этих решений. Иногда “одна неделя” это слишком упрощенное понимание процесса просмотра. Некоторые проекты требуется просматривать в течение недели, но привычка еженедельного просмотра не позволяет вашим проектам отбиться от рук.
Чтобы быть эффективными Следующие действия не должны иметь зависимостей. Часто случается, что вы думаете, неплохо бы сделать то-то, но это требует выполнение других действий или какого-нибудь отсутствующего оборудования. Положите эти действия в папку поддержки по проекту, или, в Palm в поле заметок в списке проектов. “Закончить заявку в ВШУ” это не Следующее действие пока вы не имеете формы заявки (и разной сопроводительной информации), так что вы можете или поместить “Закончить заявку” в список действий по проекту (понимая что это, фактически, подпроект выполняемого проекта) или поместить это в поле заметок, вместе с другими зависимостями по проекту.
Календарь
Создание событий в календаре по GTD процесс несложный. Если вам назначена деловая встреча, назначте её на конкретный день и час. Два других типа задач, которые попадают в календарь это задачи которые должны быть завершены к конкретной дате, но без указания времени, такие как отправка счёта и отдельные действия, которые произойдут в конкретный день и час. Для событий привязанных к дате, но не времени используйте кнопку “No time” при создании события в календаре. При сортировке события с неопределённым временем находятся выше событий для которых время задано.
Принцип использования календаря, отличающий GTD от других методов тайм-менеджмента это то, что Следующие действия не попадают в календарь, если только они не привязаны к конкретному времени. Вы не используете календарь для дел, которые вы хотите сделать сегодня, он зарезервирован только для дел которые должны быть сделаны в определенное время или до определённого времени. Звонок, который нужно отсрочить, потому что человек которому вы звоните не в офисе до 9 утра среды попадёт скорее в календарь, а не в задачи. Если напротив, человек доступен в любое рабочее время, этот звонок попадёт в задачи под категорию @Звонки. Важный принцип GTD - убирать с глаз долой дела, которые не относятся к текущему контексту. Так что вы не должны видеть звонков в списке @Компьютер, также и добавление в календарь задач не назначенных ко времени уменьшает его эффективность, как инструмента для управления фокусом. Сохраняйте календарь незагромождённым, так что если вы поместите в него что-то действительно важное, оно получит надлежащее внимание. Этот довод тоже не выдерживает критики
Заметки
Заметки это инструмент для хранения чеклистов, информации по проектам, заметок и ссылочных материалов. Поскольку все эти списки легко могут выйти из под контроля, особенно из-за того, что количество категорий в заметках также, как и в задачах ограничено 15, хорошей идеей будет создать категории “Ссыслки” и “Списки”.
Ссылки - это категория для хранения разнообразной информации вроде сведений о предстоящих полётах, цитат из почты и тому подобной информации, которая время от времени бывает нужна.
Списки - это список заметок о списках. В этой категории заметок каждая заметка хранит список. Это необходимая категория для всевозможных списков. Списков покупок к празднику и просто на все случаи жизни, адресов вебсайтов, фильмов, которые вы собираетесь посмотреть, ресторанов в которых стоит побывать и прочие списки.
Категория “Списки” подходит для пунктов не требующих дополнительной информации, так как ни отдельные элементы списка ни сами заметки не могут иметь приложений, поясняющих их содержимое. Для списков, элементы которых требуют дополнительной информации придётся создать отдельную категорию. Например, если у вас есть заметка с перечнем фильмов в прокате, будет лучше хранить этот список в отдельной категории, где каждая запись сопровождается отдельной заметкой содержащей детали. Для каждого фильма в первой строке заметки указано название, именно первая строка видна в окне со списком заметок. А при просмотре отдельной заметки видны сведения о фильме, которые вы внесли туда заранее. Перечень продуктов для покупки может содержать цены, описание товара, серийные номера или адреса сайтов, где можно приобрести товар.
Примечания (заметки) к задачам
Большинство функций КПК имеют свои эквиваленты у бумажных органайзеров, но одно из наиболее существенных преимуществ цифровых устройств это возможность копирования и вставки информации с компьютера в заметки или примечания к задачам.
Вы можете посмотреть где находится место, в котором нужно выполнить задачу из категории @Поручения и занести его в поле примечаний к задаче. Если вы покупаете принтер, вы можете найти его на сайте магазина, потом вставить информацию о принтере в поле примечаний к заметке. Вы можете вставлять в это поле выдержки из почтовых сообщений или сообщений на форуме, адреса сайтов или другие нужные данные. Обычно это куда удобнее, чем распечатывать эту информацию или переписывать её вручную и носить с собой бумажки.
Примечания к задачам не ограничены вставкой из буфера обмена. Эти поля отлично подходят для хранения чеклистов для проектов или сопроводительной информации к проектам. Для Следующего действия, вроде “Оценить принтеры в Техносиле”, вы можете сохранить в этом поле критерии для сравнения и другую информацию для принятия окончательных решений о покупке:
-
цена;
-
стоимость расходных материалов;
-
скорость печати в листах в минуту;
-
лазерный или струйный;
-
цветная печать или печать документов;
-
размер;
-
наличие драйверов для вашей операционной системы;
-
дизайн;
-
гарантия.
Сбор, Обработка, Организация, Просмотр и Выполнение
Почти на всех КПК и смартфонах ввод данных производится клавиатурой или стилусом. Другой подход - делать заметки на бумаге, потом обрабатывать их через корзину “Входящие” и вносить данные через компьютер занося информацию через Palm Desctop. Хотя непосредственный ввод данных в устройство позволяет избежать двойного ввода, большинство людей находят делать заметки на бумаге более быстрым и лёгким способом когда находятся “на выходе”, если конечно бумага находится под рукой. Рукописные заметки, которые потом обрабатываются дают удобство ввода данных с клавиатурой и монитором, и это более расслабленный и сфокусированый подход. Если вы не находитесь в контексте действия так проще принимать решения и достигать результатов “на лету”.
Придерживаясь “бумажного” подхода некоторые люди носят стопку индексных карточек 3’-5’ в карманах, другие люди предпочитают иметь стикеры в кошельке. Один из наиболее элегантных способов это использовать “кошелек для заметок” - портмоне которое выполняет функции кошелька, но еще содержит небольшую записную книжку. Так что она не занимает дополнительного места в карманах и всегда с собой. Наиболее популярная (за рубежом) модель это David Allen Company’s Notetaker Wallet, есть модели для мужчин и женщин.
Просмотр календарных заметок и списков действий можно делать прямо на устройстве, но сидя за компьютером проще иметь дело со списками через настольный клиент, вроде Outlook или Palm Desctop. Особенно, учитывая что большая часть новых действий прибывают на рабочий компьютер через электронную почту, клиент для обмена мгновенными сообщениями или по телефону.
Имейте в виду, что предложенный в этой статье метод это только один из многих возможных способов настроить палм, и он может не быть лучшим для ваших конкретных потребностей. Некоторые постоянные пользователи связки Palm/GTD предпочитают специальные программы, обычно построенные вокруг концепции иерархических списков, которые позволяют видеть взаимоотношения Следующих действий и проектов. Популярные такие коммерческие программы, как Bonsai, LifeBalance и свободные или бесплатные программы, такие как HandyShopper (который хорош как универсальный менеджер списков чего угодно, несмотря на его название) и ProgectManager. Последние две программы бесплатны, первые две имеют бесплатные (пробные) версии, так что если “чистый” подход не устраивает вас, можете попробовать специальные программы.
P.S. Спустя десять лет после публикации я могу лишь сказать, что PalmOS был первым и последним удобным персональным электронным органайзером. Запуск приложений “заметки”, “список дел” и “календарь” выполнялся нажатием одной кнопки. Причём запуск молниеносный, без задержки. Никакой разблокировки экрана. Долгая работа от батареек, а если они садятся - можно заменить в минуту. Не очень удобная система ввода, но это компенсировалось системой аббревиатур, которые позволяли вводить типовые задачи буквльно десятком росчерков стилуса.
Только недавно, лет пятнадцать спустя, вести списки задач на смартфоне, который в тысячи раз мощнее КПК на PalmOS стало примерно так же удобно. Примерно, потому что сильно облегчился просмотр задач, ввод стал достаточно удобным, но интерфейс приложений по-прежнему чересчур неудобный. Пример, на PalmOS можно было “прокручивать” задачи по контекстам исполнения нажатиями клавиши “список задач”. На выключенном КПК он вызывал список задач а при работающем приложении - менял контексты задач. Т.е. можно было быстро пролистывать задачи.
Я не раз пытался вернуться к использованию КПК на PalmOS, но в одну реку не войти дважды. Синхронизировать их с современным компьютером весьма сложно, настольные приложения - партнёры для PalmOS, как правило, больше не работают. На эран 160x160 пикселей нельзя смотреть без слёз. Очень хочется создать современный гаджет - аналог КПК на PalmOS. Но едва ли я уделю достаточно времени такому проекту. Есть идеи, планирую поделиться ими здесь.
